Le secrétariat externalisé, une aubaine pour le dirigeant

Le dirigeant n’a guère le temps de s’occuper des tâches administratives, surtout celles qui sont répétitives. On le sait, elles sont oh combien chronophages ! Avoir une assistante à plein temps pour une jeune entreprise peut être trop onéreux et ne correspond pas forcément aux besoins de l’entreprise. Le secrétariat externalisé est-il une aubaine ?

Le dirigeant n’a guère le temps de s’occuper des tâches administratives, surtout celles qui sont répétitives. On le sait, elles sont oh combien chronophages ! Avoir une assistante à plein temps pour une jeune entreprise peut être trop onéreux et ne correspond pas forcément aux besoins de l’entreprise. Le secrétariat externalisé est-il une aubaine ?

Le secrétariat externalisé, kesako ?

Le secrétariat externalisé permet au dirigeant de se faire assister dans de multiples tâches qu’il va sélectionner selon ses besoins :

  • la transcription de comptes rendus, de courriers, de rapports à vocation juridique
  • l’établissement et suivi des devis et factures, sans comptabilité (règlementée)
  • la relance des impayés
  • la gestion du courrier (tri du courrier, traitement du courrier, classement du courrier, rédaction de courriers )

Cette liste est loin d’être exhaustive.

Quelles sont les raisons de faire appel au secrétariat externalisé ?

Raison 1

Les technologies permettent à l’assistante indépendante de travailler à distance en gérant vos dossiers en prenant la main sécurisée sur le poste de travail.

Raison 2

L’entrepreneur, expert dans certains domaines, qui sont le socle de la croissance de l’entreprise, n’a pas les compétences d’une assistante ou le temps suffisant pour gérer certaines tâches.

Raison 3

L’entrepreneur n’a pas la trésorerie pour embaucher un collaborateur à temps plein.

Raison 4

L’entrepreneur n’a pas le volume de travail suffisant pour embaucher un collaborateur.

Raison 5

L’entrepreneur ne veut pas investir de temps pour recruter un collaborateur. Il veut se consacrer à la croissance de l’entreprise.

Raison 6

L’entrepreneur doit faire face à un surcroît temporaire d’activité ou doit remplacer un salarié absent.

A savoir

Le prestataire intervient à la demande de l‘entrepreneur, et notamment dans le cadre des urgences qu’il peut rencontrer et il peut le faire avec son propre matériel informatique qui n’oblige pas l’entrepreneur à investir et il réalise donc un véritable gain financier.

Les prestataires peuvent être des micro entrepreneurs qui interviennent à distance ou sur le site de leurs clients mais se doivent de respecter les règles de confidentialité.

Comment sélectionner son secrétariat externalisé ?

Si le secrétariat externalisé représente un intérêt certain pour les entrepreneurs, il faut cependant qu’ils choisissent avec rigueur son prestataire ou faire appel à une entreprise qui propose des personnes compétentes. Il est évident que l’on ne s’improvise pas assistante ou secrétaire. Ces postes demandent d’avoir un savoir-faire comme savoir répondre, filtrer, rédiger, savoir établir des factures…

Un bémol qui requiert une vigilance accrue…

La profession n’est pas réglementée et n’importe quelle personne peut aujourd’hui se dire « Assistante ou Secrétaire Indépendante » sans en avoir la formation et l’expérience.

Certaines personnes se lancent par exemple dans l’aventure sans réelles qualifications pour pouvoir se procurer un complément de revenu.

Mais la qualité du service n’est pas forcément au rendez-vous et vous oblige à reprendre ou faire reprendre le travail réalisé. Les exemples ne manquent pas à ce sujet. Au final, vous n’êtes pas gagnant.

Vous devez demander un curriculum vitae explicite avec les références de la personne.

Prenez une attention particulière pour respecter les conventions en termes de temps de travail, de directives et de lien de subordination, pour que le contrat de prestations de service ne soit pas considéré comme un contrat de travail déguisé.

Source : Dynamique Mag – Février 2019

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